1. 스마트 캘린더 운영 개요
바디체크 CRM의 스마트 캘린더는 예약의 전체 생애 주기를 4가지 색상으로 구분하여 관리합니다. 본 가이드는 각 상태값이 시스템 내에서 어떻게 처리되는지, 담당자가 수행해야 할 작업이 무엇인지 정의합니다.
모든 상태 변경은 실시간으로 반영되며, 시스템 로그에 기록되어 추후 경영 통계의 기초 자료로 활용됩니다. 별도의 설정 없이도 자동화된 알림 시스템이 연동되어 데스크의 업무 부담을 줄여줍니다.
2. 예약 상태별 상세 운영 절차
각 상태값에 따른 관리 방법과 시스템의 자동 반응은 다음과 같습니다.
고객이 QR코드나 온라인을 통해 직접 예약한 경우 캘린더에 노란색으로 표시됩니다. 담당자는 해당 일정을 확인한 후 [승인] 또는 [반려] 처리를 진행하십시오. 승인 전까지는 예약 확정 메시지가 발송되지 않습니다.
관리자가 예약을 승인하거나 직접 등록한 상태입니다. 방문 예정 시간 3시간 전에 바디체크 공식 카카오톡 계정을 통해 고객에게 리마인더 메시지가 자동으로 전송됩니다. 담당자는 확정 인원을 확인하여 당일 운영 계획을 점검하십시오.
고객의 취소 요청 혹은 미방문 시 변경하는 상태입니다. 취소 처리 즉시 해당 시간대의 슬롯이 비워지며 새로운 예약 접수가 가능한 상태가 됩니다. 해당 기록은 고객 정보의 예약 신뢰도 분석 데이터로 활용됩니다.
상담 및 서비스가 종료된 후 담당자가 변경하는 최종 상태입니다. 완료 처리 시 해당 세션의 정보는 고객 히스토리로 자동 이관되어 누적 관리됩니다. 이 데이터는 추후 경영 보고서의 매출 및 방문 통계에 합산됩니다.
3. 주요 기능 및 조작 방법
캘린더 조작 및 자동 알림 시스템의 특징을 숙지하십시오.
- 간편 상태 변경: 예약 카드를 클릭하여 팝업창에서 상태를 변경하거나, 마우스 드래그 앤 드롭을 통해 시간을 조정할 수 있습니다.
- 카카오톡 자동 전송: 방문 3시간 전 전송되는 리마인더는 바디체크 공식 채널을 통해 발송되며, 별도의 수동 조작이나 커스터마이징 설정이 필요 없는 자동화 시스템입니다.
- 실시간 기기 동기화: PC 웹, 태블릿, 모바일 등 모든 접속 기기에서 예약 상태와 색상이 실시간으로 동기화됩니다.